Begrenzte Ressourcen, hohe Erwartungen

Arbeiten mit begrenzten Ressourcen

Kleine und mittelgroße Non-Profits sollen professionelle Berichte und Wirkung liefern – oft ohne eigene IT-Teams.

Viele Organisationen kennen Themen wie:

  • Begrenzte IT-Kapazität
    Spezialisiertes IT-Personal für spezielle Softwarelösungen ist selten. Systeme müssen intuitiv, robust und mit minimalem technischem Aufwand zu warten sein.

  • Jeder Euro zählt
    Jeder Euro, der in Systeme investiert wird, fehlt direkt für die Mission. Der Return on Investment muss klar und sichtbar sein.

  • Wissensverlust bei Personalwechsel
    Wenn Mitarbeitende gehen, ist wertvolles Wissen schwer zu ersetzen. Integrierte Systeme mit geeigneter Dokumentation sichern Kontinuität.

  • Onboarding dauert länger als nötig
    Neue Miarbeiter verbringen oft Zeit damit, Prozesse und Systeme zusammenzupuzzeln. Zentrale Informationen und intuitive Tools machen das Onboarding reibungsloser.

Rapsi entwickelt Lösungen mit diesen Realitäten im Blick.

Projekt- und Partnerdaten zusammenführen

Wohltätigkeitsorganisationen arbeiten mit einer Vielzahl von Partnern und Fördermittelempfängern. In der Praxis sind wichtige Informationen oft über lokale Dateien, einzelne Tools und verschiedene Teams verteilt.

Typische Muster sind:

  • Verteilte Projekt- und Partnerdaten
    Ohne ein organisationsweites System ist es schwierig sicherzustellen, dass relevante Informationen allen, die sie benötigen, konsistent zur Verfügung stehen.
  • Aufwand für Monitoring und Berichterstattung
    Der Nachweis, dass zweckgebundene Spenden und Fördermittel im Einklang mit den Anforderungen von Spendern und Institutionen verwendet werden, stellt hohe Anforderungen an Systeme und Prozesse.
  • Herausforderungen bei der Wirkungsmessung
    Wenn Daten in separaten Systemen liegen, ist es schwieriger, sie zu sammeln, zu analysieren und mit Ergebnissen zu verknüpfen.

Unsere Lösungen helfen dabei, Projekt-, Partner- und Fördermitteldaten zusammenzuführen, sodass Monitoring und Reporting zuverlässiger und weniger arbeitsintensiv werden.

Ein klarerer Blick auf Spender und Kommunikation

Beziehungen zu Spendern stehen im Zentrum der meisten NGOs. Mit der Zeit können jedoch Daten und Kommunikationstools fragmentiert werden.

Wir hören oft von:

  • Uneinheitliche Kommunikationserlebnissen
    Ohne integrierte Tools erhalten Spender gelegentlich überlappende sowie inkonsistente Nachrichten oder Spendenaufrufe.
  • Fragmentierten Spenderinformationen
    Daten sind über Tabellen, E-Mail-Listen und separate Datenbanken verteilt, wodurch es erschwert wird, ein vollständiges Bild der Unterstützerbeziehungen und Spendenhistorie zu erhalten.
  • Begrenzter Spendersegmentierung
    Ohne geeignete Analysetools ist es schwierig, das Verhalten und die Vorlieben der Spender zu verstehen und die Kommunikation entsprechend anzupassen.
  • Geringere Sichtbarkeit der Spenderreise
    Wenn das Pipeline-Management manuell erfolgt, ist es schwer zu erkennen, wie sich Personen von Interessenten zu regelmäßigen, mittleren oder Großspendern entwickeln.

Rapsi hilft NGOs dabei, eine 360-Grad-Sicht auf Spender zu entwickeln und gezielter sowie konsistenter zu kommunizieren.

Stärkung der finanziellen Kontrolle und Transparenz

Finanzteams müssen Finanzmittel und Liquidität sorgfältig verwalten – oft mit Systemen, die ursprünglich nicht für die Anforderungen von NGOs entwickelt wurden.

Typische Themen sind:

  • Komplexität der Mittelverwaltung
    Die Sicherstellung, dass Spenden im Einklang mit den Erwartungen der Spender verwendet werden, stellt Anforderungen an die Buchhaltung, die einfache Systeme kaum erfüllen können.
  • Budgetplanung und -überwachung
    Wenn Ist-Werte und Budgets nicht in Echtzeit verglichen werden, wird es schwieriger, Trends und mögliche Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen.
  • Liquiditätsprobleme
    Ohne präzise, aktuelle Liquiditätsplanung ist die Sicht auf bevorstehende Engpässe begrenzt und Projekte müssen möglicherweise angepasst werden.
  • Verwaltung von Lastschriften
    Unvollständige oder veraltete Bankdaten können zu vermeidbaren, zeitaufwendigen und kostspieligen Rückbuchungen führen.

Rapsi konzentriert sich darauf, Fundraising und Finanzen miteinander zu verbinden, sodass Finanzenmittel, Budgets und Liquidität mit mehr Sicherheit und weniger manuellem Aufwand verwaltet werden können.

Erfahrung mit komplexen, länderübergreifenden Organisationen

Erfahrung, auf die Sie sich verlassen können

In den letzten fünf Jahren haben wir große Projekte für Organisationen umgesetzt, darunter:

  • CBM International: Dynamics 365 Business Central Rollout in 15+ Ländern
  • World Vision Deutschland: CRM- und Business Central-Testkoordination
  • ECMWF: CRM-Einführung in Deutschland, Großbritannien und Italien

Wie Rapsi NGOs unterstützt

Von fragmentierten Tools zu integrierten, NGO-fähigen Systemen

Wir nutzen die Microsoft-Cloud-Plattform (Dynamics 365, Power Platform und Business Central), um NGOs zu helfen

  • von isolierten Tabellen und lokalen Dateien zu zentralen, gemeinsam genutzten Daten zu wechseln.
  • Fundraising, Projekte und Finanzen in einer einzigen Plattform zu verbinden.
  • Berichtswesen, Wirkungsmessung und Compliance zu stärken.
  • die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden durch dokumentierte, integrierte Prozesse zu reduzieren.