Rapsi365 – Software plus Services

Eine Lösung für NGOs, individuell auf jede Organisation zugeschnitten

Im Laufe der Zeit haben wir eine Reihe wiederverwendbarer Lösungskomponenten für NGOs auf der Microsoft-Plattform entwickelt. Wir nennen dies Rapsi365 – eine modulare Lösungssuite, basierend auf: Microsoft Dynamics 365, Microsoft Power Platform, Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Rapsi365 ist kein starres Produkt „von der Stange“. Es bietet bewährte Bausteine, die wir für jede Organisation konfigurieren und erweitern – unterstützt durch unsere Beratungs- und Implementierungsleistungen.

Die Vorteile dieses Ansatzes:

Schnellerer Mehrwert

Sie starten mit erprobten Komponenten statt mit einem leeren Blatt

Geringeres Projektrisiko

Muster und Konfigurationen basieren auf NGO-Erfahrung, nicht auf Theorie

Individuelle Passform

Prozesse, Datenstrukturen und Berichte werden an Ihre Organisation angepasst, nicht umgekehrt

Wachstumsfähigkeit

Die Lösung kann sich weiterentwickeln, wenn sich Programme, Finanzierungsstruktur und Reporting-Bedarf ändern

Integration als Grundlage

Die Brücke zwischen CRM und Finanzen

In vielen NGOs sind CRM- und Buchhaltungssysteme getrennt gewachsen. Die Abstimmung verschiedener Einnahmequellen ist daher oft zeitaufwendig und komplex.

Im Kern von Rapsi365 steht:

  • Von Fundraising bis Finanzen

    Integration von CRM- und Spenderdaten sowie Spenden mit dem Finanzsystem – einschließlich Abgleich von Bank- und Kreditkartenzahlungen mit Spenden.

    Dies schafft eine konsistente Sicht auf Einnahmen über Fundraising und Finanzen hinweg und reduziert manuelle Abstimmungsarbeiten.

Rapsi365-Komponenten

Modulare Bausteine, die Sie schrittweise einführen können

Rapsi365 besteht aus modularen Komponenten, die phasenweise eingeführt werden können. Gemeinsam mit Ihnen entscheiden wir, welche Elemente am relevantesten sind und wie sie angepasst werden sollen.

Kampagnenmanagement

Fundraising-Kampagnen über mehrere Kanäle verwalten und direkt mit Finanzen verknüpfen.

  • Planung und Verwaltung von Kampagnen über E-Mail, Post, Events und andere Kanäle
  • Verwendung von Kampagnen-Codes zur Verbindung von Einnahmen in der Buchhaltung mit bestimmten Aktivitäten
  • Analyse der Performance nach Kampagne, Kanal und Zielgruppe

Spenderverwaltung

Eine 360-Grad-Sicht auf Unterstützer entwickeln.

  • Zentrale Datensätze für Spender, Haushalte und Organisationen
  • Vollständige Historie von Interaktionen, Spenden und Kampagnen
  • Segmentierung basierend auf Spendenhistorie, Engagement und Präferenzen

Spendenmanagement

Einmalige und wiederkehrende Spenden klar verwalten.

  • Unterstützung für einmalige und wiederkehrende Spenden für bestimmte Zwecke und Produkte
  • Fondsbuchhaltung zur Abbildung der Spenderabsichten
  • Analysen wie Abwanderungsindikatoren und Spendenwahrscheinlichkeit zur Strategieunterstützung

Integration mit Spezialtools

Bestehende Fundraising-Tools anbinden, statt alles auf einmal zu ersetzen.

  • Integration von Spendenformularen und anderer Spendenmanagement-Software
  • Daten fließen in zentrale CRM- und Finanzsysteme für ein vollständigeres Bild

Ergebnisorientiertes Projektmanagement mit Wirkung

Projekte und Programme mit Ergebnissen und Budgets ausrichten.

  • Verwaltung von Projekten und Programmen an einem Ort projects and programmes in one place
  • Ergebnisorientiertes Projektmanagement inkl. Logframe- und Budgetfunktionalität logframe and budget functionality
  • Verknüpfung von Aktivitäten und Outputs mit Finanzierung und geplanter Wirkung

Kommunikationsmanagement

Gezielte Kommunikation basierend auf realem Unterstützerverhalten.

  • Zielgerichtete Nachrichten per E-Mail, SMS, Push-Benachrichtigungen und Social Media
  • Nutzung von Aktivitäts- und Präferenzdaten zur Personalisierung
  • Vollständige Kommunikationshistorie und Unterstützung für Massenversand, wo sinnvoll

Fördermittelmanagement

Den gesamten Fördermittel-Lebenszyklus unterstützen.

  • Verwaltung von Fördermitteln, Meilensteinen und Zahlungsplänen
  • Integration von Förderinformationen in die Buchhaltung für klarere Finanzberichte
  • Unterstützung bei der Erfüllung von Berichtsanforderungen von Spendern und Institutionen

Incident Management

Strukturierte Bearbeitung von Vorfällen und Änderungen.

  • KI-gestützte Klassifizierung von Vorfällen
  • Workflows für Vorfall- und Reaktionsmanagement
  • Automatisierte Verarbeitung, wo sinnvoll (z. B. Kündigung von Abonnements)

KI-gestütztes Antragsmanagement

KI zur Unterstützung von Förderanträgen nutzen.

  • Einblicke in Anträge mithilfe von KI zur Hervorhebung wichtiger Aspekte
  • KI-gestützte Antragserstellung zur Beschleunigung und Verbesserung der Konsistenz

Administrative Automatisierung

Routineaufwand reduzieren.

  • Einsatz von agentischer KI zur Automatisierung ausgewählter administrativer Routinetätigkeiten
  • Weniger manueller Aufwand und geringeres Fehlerrisiko

Datenanalyse

Daten in Erkenntnisse verwandeln.

  • Integration in Microsoft Fabric und Power BI
  • Dashboards und Berichte für Fundraising, Projekte und Finanzen
  • Unterstützung bei Wirkungsanalyse und strategischer Entscheidungsfindung
Rapsi in der Praxis

Bewährt in realen Projekten

Rapsi365 und unser Implementierungsansatz ist geprägt durch die Arbeit mit Organisationen in komplexen Umgebungen. Beispiele:

  • CBM International – Rollout von Microsoft Dynamics 365 Business Central in über 15 Länder, inkl. Integration mit verschiedenen externen Systemen.
  • Akademie Deutscher Genossenschaften – Middleware-Entwicklung und Koordination von ERP-Softwaretests.

Diese Projekte haben uns geholfen, Muster für Integration, Datenmigration und Multi-Country-Rollouts zu verfeinern, die wir passgenau für Ihre Organisation anwenden können.

Services, die die Lösung zum Leben bringen

Implementierungs- und Beratungsleistungen rund um Rapsi365

Rapsi365 liefert die Bausteine. Unsere Services sorgen dafür, dass sie so umgesetzt werden, dass sie für Ihre Organisation funktionieren.

Typische Projektaktivitäten:

  • Verständnis Ihrer aktuellen Systeme, Prozesse und Prioritäten
  • Identifizierung zentraler Schmerzpunkte und Chancen
  • Festlegung eines realistischen Umfangs und einer sinnvollen Phasierung
  • Auswahl der relevanten Rapsi365-Komponenten
  • Design, wie Dynamics 365, Power Platform und Business Central für Sie zusammenarbeiten
  • Anpassung von Datenstrukturen, Prozessen und Berichten an Ihren Kontext
  • Konfiguration und Erweiterung der Lösung
  • Migration wichtiger Daten aus bestehenden Systemen
  • Einrichtung von Integrationen, Dashboards und Sicherheit
  • Schulung Ihrer Teams zur Nutzung und Eigenverantwortung
  • Unterstützung während des Go-Lives und in der frühen Nutzungsphase

Vorteile des Software-plus-Services-Modells:

  • Sie profitieren von vorgefertigten NGO-orientierten Komponenten, statt alles neu zu entwickeln
  • Ihre Lösung wird um Ihre Organisation herum gestaltet, nicht umgekehrt

  • Sie behalten die Flexibilität, Komponenten hinzuzufügen oder anzupassen, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern

  • Sie haben einen einzigen Partner für Lösung und Implementierung
Nächster Schritt

Entdecken Sie, wie Rapsi365 in Ihrer Organisation wirken könnte

Entdecken Sie, wie Rapsi365 in Ihrer Organisation wirken könnte

Wenn die hier beschriebenen Themen für Ihre Organisation relevant sind, freuen wir uns, mit Ihnen zu besprechen, wie Rapsi365 und unsere Services Ihre digitalen Pläne unterstützen können.